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效率神技2019更新版

 

2016年我写了一篇《办公神技》,介绍了一些能够提升效率的好软件。时隔3年,有一些新的技巧,有一些软件有了更好的替代品,为此特意更新此文。希望能帮助大家成倍提高工作效率,节省宝贵时间。

现在办公离不开电脑和手机,但同样是做一件事情,电脑高手的效率比电脑菜鸟的效率可高了不知道多少倍。但是不是所有人都有兴趣和精力去钻研电脑,所以很多人甘于多年都用着最落后、最没效率的办法在工作,哪怕不惜加班加点。

其实很多方法就像魔术,难者不会,会者不难。技巧都很简单,但是带来的效率可是翻倍的提升。

在这里介绍几个我认为非常容易掌握,但是能够帮助大家提升效率的办公技巧。

 

1、Everything —— 再也不用花时间在找文件上了

每个人的电脑都保存着大量的文档,时间一长东西就乱起来了。为了工作效率,大部分人就在桌面上放一大堆文件方便使用,过段时间再一股脑随便塞到哪里。万一哪天要找,那真是大海捞针。Windows自带的搜索功能实在是太慢了,如果忘记了详细文件名,基本就可以把文档列入失踪行列了。

即便有很好的文档管理习惯,每次打开一个文档都要点“我的电脑”,然后一个个文件夹点进去。工作个几年的,文件夹一多,点的次数就成倍增加,每天都要重复这个动作N次,浪费大量的时间。

Everything 完美解决这个问题!它可以闪电般定位你需要的文件,速度快到难以置信!

它是一款完全免费的软件,界面简洁,体积才5百多K,内存占用可以忽略不计,但功能却非常丰富!最大的优点是近乎变态的速度。其速度不是快,是快到离谱!

你只要在 Everything 的搜索框中输入你想要找的文件名,在你输入的短短的瞬间,你还没来得及按回车键,搜索结果已经呈现在你的面前了!!

只要在文件命名时自己制定一些非常简单的规则,就能随意定位任何想找的文件了。

比如养成一个习惯,每个文件都是“主题-作者-日期”,比如“季度工作总结-胡二狗-20170606.doc”这样,以后只要在Everything中输入“工作总结”,所有写过的工作总结就全都列出来了,只要输入“胡二狗”,所有她编撰的文档就全部列出来了,只要输入“201705”,所有17年5月份编辑的文档就全部列出来了!简直不要太好用!

配合全局快捷键,想要打开什么文件,输入半个文件名就可以打开了,再也不用去找文件了!再也不用打开“我的电脑”再一个个去点文件夹了!我写东西很少用感叹号,你们看看我用了多少感叹号!!!

 

2、Listary—— 光速定位任何文件

无论何时何地,都可以连按两次 Ctrl 键来启动 Listary ,搜索你的应用和文件。

当搜索词中没有空格的时候,Listary 会将应用程序列在前排;如果只搜索文件,只需键入一个空格即可。

在需要打开文件、保存文件、另存为的时候,为了找到文件所在目录,也许要点击多次文件夹。有了Listary之后,再也不用这样了。在所有的文件操作界面中,Listary工具栏都会出现在最下面,只要直接输入文件夹或文件关键字,就能立刻定位到相应位置,或打开相应文件。

双击资源管理器或桌面上的空白区域 即可弹出 Listary 快捷菜单。

Everything适合列出文件列表,找到想要的文件。而Listary适合快速定位单一的文件、文件夹,在操作当中非常流畅。

这两个工具的组合,基本上消灭了所有找文件、找目录的时间,大大提高了文件操作效率。

 

3、MindMaster(XMind 替代品)—— 免费版也能输出PDF

 

思维导图很热门,但是好用的思维导图软件没几个,其实我一直觉得最好的思维导图工具就是纸和笔。

试用过一大圈,XMind 以前很好用,后来越来越臃肿,到发行zen版本之后,以前的版本就几乎彻底被放弃了,逼着人去付费订阅。更何况费用还不低,我觉得很不划算。

后来找到了亿图出的另一款脑图软件,叫 Mind Mater ,在功能、外观、操作习惯上,基本都可以满足大家的需求。

但是 Mind Mater 免费版也不能导出PDF。来来来,本高手教你免费版也能导出PDF:

WIN7以上系统,Office 2007以上版本,以及很多PDF阅读软件比如福昕阅读器之类,安装后都自带PDF打印机。想输出PDF时,只要在xmind中打印文件,选择“Microsoft Print to PDF”或“打印成PDF”,完美输出PDF格式。

说实话,这样打印出来的PDF,比本身导出的PDF还要好用。

 

4、坚果云 —— 再也不怕丢文件,随时随地可以加班了

上班没处理完的文件,怎么带回家里做?除了扛着个笔记本回家,最简单的就是拿个U盘拷回去了。可是U盘拷来拷去太麻烦,而且每个改动都要重新拷贝,一不小心就弄出不同版本的文件,到时候自己都搞混了哪个才是最新修改的。而且U盘损坏率惊人,一旦U盘坏了,U盘不值钱,文件无价啊!

所以从很多年前开始我就使用云同步软件。在公司处理的文件,每一个改动都会自动即时保存在云端,然后回家或者到网吧都能随时继续公司的进度,甚至在路上也能拿出手机随时调看工作文件。

最早使用谷歌网盘,然后他死了;后来使用金山快盘,然后他死了;后来使用360同步盘,然后他死了。而百度和腾讯的云盘,同步功能不说也罢,实在难堪大任。

最终我选择了坚果云,同步速度快,使用方便,多平台通用,智能增量同步能够节省带宽流量,还不用翻墙。

唯一的缺点就是免费空间少了点,而很多人不愿意付费。但是想想给自己带来的方便和数据安全,一年200块钱而已,实在不算什么。

自从用了坚果云,我不管到哪里都不用再扛着笔记本或者U盘了,手机就是办公桌,随时可以调出文档查阅修改,而且再也不怕电脑坏了,U盘坏了,不怕重装系统,数据非常放心。

 

5、讯飞语音输入法 —— 让你打字比别人快10倍

用手机办公,我相信大家遇到最大的困难就是输入。电脑有实体键盘,手机上的键盘实在是难用,输入效率简直不能忍受,这也是手机一直难以成为生产力工具的最大阻碍。

其实这个问题早已经有了解决办法,就是语音输入。中文语音的识别准确率早已非常实用了,只可惜一直没有宣传,绝大部分人压根不知道还有这样的黑科技。直到锤子发布会上老罗演示了一段,才让大家惊呼原来语音输入法已经发展到如此地步!其实好多年前就有这样的水准了。

除了工作输入,在生活中也非常实用。好多人喜欢用语音聊微信,殊不知你发的方便,接收的人麻烦:

第一,如果环境比较嘈杂,或者不方便播声音,就没法沟通。

第二,收信息要一次次拿起手机往耳朵边凑,麻烦。

第三,听语言比读文字要慢得多,也费脑子的多。

第四,语音信息不能保存,不能搜索,回头想找某一个信息,只能一个个再播出来听,极度的麻烦。

所以强烈推荐大家用讯飞语音输入法,发信息只要说话,接收信息的直接看到文字,既方便了自己,又方便了别人。

安装这个输入法以后,基本上不用再打字了,识别率真的不是一般的高,足矣应付日常使用。我用这个输入法写稿子,只需要修改一下标点,效率大大的让人满意。除了普通话,粤语之类的方言也是支持的哦!

而且他有一个特别适合装逼的功能,就是自动中文转英文,准确率非常让人满意。日常交流完全可以翻译成地道的英语,用来装逼实在是再好不过了。

 

6、为知笔记 —— 个人文件管理或者团队协作编辑文档

最早我使用 MyBase 进行知识管理,但是无法联网同步。后来 EverNote 大象笔记非常火爆,但是他最初的版本对中文支持不好,导致我从一开始就抛弃了他。现在据说已经不错了,喜欢的朋友也可以用用看。

我在这里推荐的是为知笔记,这款软件满足了我所有的需求,树状管理、标签管理、索引搜索、多平台同步等功能一个不少,可以把日常积累的知识、资料、随笔都管理得非常好。随时随地可以编辑文档,然后到哪里都可以接着编辑或阅读。

比如在微信里看到一些好的文章或素材,只要发送到为知笔记就能保存下来,回头整理编辑。在路上想起一个什么事情,也可以立刻打开为知笔记记录,到电脑上就可以接着写。

还可以用作团队协作编辑文档,对于小型团队来说特别好用。

 

7、微软 To Do (滴答清单替代品)—— 最好用的日程软件,事情再多也无压力

把待办工作一条条列出来,可以强迫自己整理思路,极大的减少工作压力。

国内外的 Todo 待办事项类 GTD 应用多不胜数,如奇妙清单、Todoist、Any.Do、2Do、Things、Clear 等。

试用过一大圈,我最后成为了滴答清单的付费用户。

结果用了一年之后,我转向了微软ToDo 。一个字:免费使用,轻便快捷,功能齐全,十分好用。

微软Todo支持 Android、iOS、PC等平台,还提供了很多特色的实用功能,譬如今日事项、多闹钟、团队协作等。

事情一旦列清楚,就不用再费心去记忆,这对于减轻压力、提高效率真的非常有帮助。

 

8、在线抠图 —— 抠图哪用这么麻烦

之前介绍的是用PowerPoint进行抠图,今年更新在线抠图,就是这个网址:https://www.remove.bg

不过这个网站是专注于人像抠图,其他东西抠图还是要用到PS或者PowerPoint。

打开之后,点击「Select a photo」,或者直接把图片拖进来,就会自动进行抠图。

抠完之后,大部分情况下都是非常完美的:

 

9、WIN 快捷键 —— 每少点一下鼠标,就是效率的倍增

有没有觉得自己除了打字,基本所有电脑操作都是靠右手完成的?左手就这么闲着,每次都是右手移来移去,工作效率大打折扣。

大家看到 Alt 键旁边的 WINDOWS 键没有?是不是觉得从来没用过?如果完全没用,为什么全世界的 WINDOWS 键盘都要配这个键?它除了打开开始菜单之外,还有很多快捷功能:

快速回到桌面:想要回到桌面,用鼠标一个个点最小化,好麻烦。只要按一下 WIN + D 键,立刻就显示出桌面了,简直好神奇有木有?

打开资源管理器 WIN + E 键就可以了;

打开一个程序: WIN + S 键,然后输入程序名字,立刻就出来了有木有?

锁定电脑: WIN + L 键搞定;

还有好多组合键,可以慢慢去摸索。记住,左右开弓才是高手的象征!

 

10、Inpaint——一键去掉讨厌的水印

使用 Inpaint 可以轻松去除图片上的水印。如果你的图片中有一些你不满意的瑕疵,你不必动用庞大PS来兴师动众处理,只需使用Inpaint就可轻松搞定。

你只需用它的“魔术笔”涂抹照片中想要消除的对象,然后点击「处理图像」按钮即可神奇地让它完美消失。

它可以轻松地将图片中你觉得碍眼的任何物体变走,让您轻松摆脱照片上的水印、划痕、污渍、标志!

处理之前是这样的:

涂抹一下不想要的部分,点一下执行按钮,就变成这样了:

神奇吧,哈哈哈。

 

 

以上内容,只是我个人临时想到的一些好学易用的一些技巧。提升我们办公效率的办法还有很多很多。以后如果有机会,我们继续分享其他的技巧。

如果你在办公应用上有什么疑问,欢迎给我留言,我会尽可能为大家提供解决建议。

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