培训管理

没想明白这几点,学再多时间管理都没用

 

时间管理这一说法源于德鲁克的《卓有成效的管理者》,这本书中引申出了时间管理的概念,现在市面上形形色色的时间管理的培训基本都是从这里来的。但是大部分的培训都仅仅浮于工具,让你觉得好像学到了很多有效的技巧,但是过一段时间你就会发现这些工具和技巧对于你的工作和生活并没有任何实质上的帮助。

因为没有搞清楚时间管理的本质,没有搞清楚几个关键问题,这些工具技巧对我们来说都没有太大意义。

 

一、时间管理的本质是 Get the right things done

《卓有成效的管理者》根本就没有介绍什么时间管理的工具。整本书旨在阐述一个事情:卓有成效的关键是“Get the right things done.”只有明白了这句话,才真正明白时间管理是怎么一回事。

时间本身是不能管理的,一个人的时间永远是24小时,不可能多一秒,也不可能少一秒。我们能够进行管理的,是自己的行动,是事情。时间管理的本质在于把尽量多的时间用在正确的事情上,即能创造最大收益、创造最大价值、最值得做、最应该做的事情上。只要秉承这一个思维,至于是用笔纸写列表,还是画四象限,还是用手机日程软件,还是用GDT,还是用番茄钟,其实都没有太大所谓。

时间管理的核心不是延长时间,也不是提高效率,而是对事务的决策。决策什么?决策要放弃什么。但这一点是最困难的。要一个人决定放弃那些没意义的事情,对大部分人来说是一件极其恐怖的事情,因为一旦刨去那些虚假的事务,他就好像被脱光了衣服摆在众人面前,生怕其个人价值显得非常渺小,这是对他整个人生的否定。

很多人喜欢把时间耗在无穷无尽的低价值事件上,显得自己“很忙”,如果最后没有贡献,也能拿出“没有功劳也有苦劳”这一借口。例如,学习不用心不动脑子,但是每天有意无意地装模作样埋头苦干通宵达旦,最后即便考得很差,父母也不好意思说他。这种观念从小培养,长大之后就喜欢用假装的勤奋掩盖思维的懒惰,不管事情有没有贡献、有没有价值,反正事情越多越好,我一顿苦干,所有耗进去的时间都算我的功劳,至少都算我的苦劳。

这时候,真正的时间管理就等于革了他的命,要他改变其赖以生存的行为模式,所以他们只愿意接受假的时间管理,用一堆工具来显得我“很忙”,而绝不会接受真正的时间管理。他们不明白或者不想明白一个人的价值并不是以他“投入多少时间”来计算的,而是以“带来多少贡献”来衡量的。

时间管理不是流程和工具,时间管理是一种决策,是聚焦贡献,是要事第一,是用人所长。

 

二、要有时间成本的概念

对于知识工作者来讲,最大的成本、最珍贵的成本、甚至唯一的成本就是时间。首先我们要有时间成本的概念,时间成本就是如果去做那些你能做的、能创造最大价值的事情,每单位时间能够创造多少出价值

比如你每小时工资是50块钱,那么你为了盗版一个价值100块钱的软件花了四个小时去搜索、下载、安装、破解、调试,本质上就等于损失了100块。从时间成本上来算,你应该花100块钱去买下那个软件,而不是花几个小时去找破解版。

再比如说你去租一个房子,住郊区要花一个半小时上班,住公司附近要贵2000块钱。那要不要搬过来呢?要看你的时间成本到底是多少。假如说你一个月收入是1万块钱,一个月是21.5天的工作日,一天就算500块,每小时就算60块吧。一天来回节省3个小时,就是180,一个月乘20天就是3600。也就是说你如果搬到公司楼下省下来时间成本是一个月3600,房子贵了2000块钱,你要不要搬过来?理性的决策是你应该多花2000块钱搬过来。每天能比别人多工作2、3个小时,一年积累下来这个工作的价值远远超过那个房子的价值。这个概念叫做时间成本。

再举一个例子。大家可能还有印象网上流传的月入八千的出租车司机的帖子。这个是确有其事的,但并非很多人总结的靠观察靠心机赚钱,而是因为这个出租车司机能够用时间成本来审核自己的工作。

出租车的时间成本怎么算的?他说我每天交公司380块,每天平均油费210块钱。我一天开17个小时的出租车,那一个小时大概是34块5毛钱。他居然算出来自己一小时成本。所有的出租车司机都会说油费一公里3毛、4毛钱,从公里来考虑成本,但是这位出租车司机是按小时来考虑成本。这有什么价值吗?他说当然有价值了。比如说有个人去火车站,他就对这个客人说:我估计从内环开车去火车站非常堵,估计要堵半个小时。你看我们走外环高架好不好啊?客人说:你讹我钱呢?走高架远了好几公里!然后这个司机跟他说,不用你多付钱,你走内环一般多少钱啊?他说一般是25块钱。好,这样,我们走高架,你就给我25块钱就行了。那个客人不敢相信,说为什么呀?你为啥干这种好人好事?他说你相信我,我们就这么走。果然,他们走高架上面,到25块钱就翻表。确实省了时间,但确实路也绕远了。这司机愿意亏钱,为什么呀?他说你还记得我跟你讲的时间成本吗?我刚才多走了4公里的路,4公里的油钱才1块多钱,但是我省了多少时间呢?我这么绕一圈,省了25分钟。我一小时成本34块5毛钱啊,这25分钟就是17块钱,也就意味着我花了1块多钱的油钱赚回了17块钱,这对我来说是多么划算的事。这才是为什么那个出租车司机能在当时三四千的平均水平中干到8000以上。时间成本的概念就是这样有价值。

 

三、时间本身没有价值,事情才有价值

但是有了时间成本的概念还不够。前面的例子很多人可能不以为然:我找到一个破解软件就是省了100块,我没有找到就多付了100块。我每个月租房子多花两千块,省下来的几个小时又没办法给我补回2000块。因为多出来的时间无非是打游戏、逛街、看小说、睡觉,确实弄不出2000块钱出来。

所以时间管理第二个关键点就是:多的时间应安排在能够创造价值的事情上。如果没有可以创造价值的事情去做,那么再多的时间都没有意义。

大部分人把工作当成一项任务安排,我完成了任务,拿到了报酬,工作就结束了。在这种思维下,完成任务之后剩下的时间就不能够再创造价值了。如果抱着完成任务的心态去工作,任何时间管理都没有意义。

但工作的本质绝对不是这样。工作是一项你投入越多时间,越去打磨,越精心优化,就能够创造巨大价值的事情。只有把节省出来的时间继续投入到工作的优化、改进、提升上,去创造更大的价值,这样的时间管理才有意义。

比如你领到了两百个号码去做电话销售。当这两百个号码打完了,是不是今天的任务就结束了呢?这时多出来的时间你会干什么?如果说你哈哈一笑,我的电话打完了,接着就去逛街,去看肥皂剧,去喝酒聊天打游戏,这样又何必做什么时间管理?但是我已经没有号码可以打了,我还能干嘛呢?真正想创造价值的人,会去听自己的电话录音,反思自己的成功率,优化自己的话术,分析自己的销售结果,规划下一步电话怎么打,优化自己的流程,继续揣摩顾客的心理,总之不断精进,让自己的工作能够做得更好。这样的精进是没有止境的,也只有在这种情况下,才急切的需要时间管理,需要更多的时间投入。也只有在这种情况下,你投入越多时间,就能创造越多的价值。

可是大部分人学时间管理的目的恰恰是想花尽量少的时间去完成工作,然后就去逛街喝酒聊天打游戏。这样的时间管理没有任何意义。

如果说你腾出来的时间都是用在没有创造价值的事情上面,那么这些时间也没有价值。时间管理的本质在于做正确的事情,时间的意义在于你做的事情的意义,时间的价值在于做的事情的价值。

 

四、时间边际收益

任何事情都有时间边际收益,就是说在一个事情上你投入的时间越多,产生的效用就会逐渐降低。

你不能够永远在工作,如果你把所有的时间都花在工作上,工作效果只会越来越差,而其他方面的需求得不到满足,整个生命就会失衡,乃至毁灭。

休闲娱乐都是有价值的。如果你不睡觉人会垮,如果你不休闲娱乐人也会垮。我们需要恢复自己的精力,给自己充电,给自己生命的满足。但是,休闲娱乐究竟要多少才能够?这也正是需要时间管理的地方。我们要试图找到每件事情的边际收益最大点。

你每天晚上睡多久才能够保证自己的精力充沛?你每天要看多久的电视或者玩多久的游戏才能保持自己的身心愉悦?你有统计过、尝试过、管理过吗?这就是时间管理。既能够让自己处在愉快轻松的心理状态下,又不至于投入太多时间以至于浪费了时间效用,不多不少,就是最理想的时间管理状态。

时间管理就是记录自己花多少时间在不同的事情上,并分析每件事情给自己带来的效用,找到每一个事情最大化效用的那个时间点,也就是找到每一个事件的边际收益。比如你每天花了五个小时在打游戏看电视这些娱乐活动上,那么试着把这个时间缩到四个小时,你发现给自己带来的愉悦是够的。当把时间缩到两个小时的时候,你会发现自己精力无法集中,会烦躁,老是心痒痒,那就是两个小时娱乐时间是不够的。最后你发现每天三个小时,看一集电视剧玩一会儿游戏再散散步,既能够满足自己对娱乐的需求,又不至于费太多时间以至于浪费,这个就是最理想的状态。工作也一样,工作多少小时之后自己的效率开始大打折扣?这个时候继续把时间投入到这个事情上的价值越来越少,我们需要转移到另一个事情上,才能够创造更大的价值。

时间记录的分析还可以让我们发现自己行为当中不合理的地方。比如作为一个管理者,究竟什么工作才是最重要的?而你又实际花了多少时间在这上面?通过时间记录的分析,我们可以一目了然的看到不合理的地方。所以时间管理对于我们做管理咨询的来说是一件极其有力的工具。其本质在于:要想让一个人改变,首先得让他看到自己。时间记录,就是让一个人看到自己绝妙的工具。

 

五、自律让时间有价值

所以时间管理的前提就是,你要能做自己的主人,做时间的主人,做事务的主人。

而大部分人的问题是:自己不会安排自己。我们不会自律,只会他律。

我们从小太习惯于服从别人的安排,小时候听父母安排,父母说什么我们就做什么,后来听老师安排,老师说上数学就上数学,说接下来上英语就上英语,一切都是井井有条,一切都是别人安排好的。参加工作也是,一切都是领导说了算,任何工作都是别人安排好的。久而久之我们丧失了自己安排自己事务的能力。一旦有空闲时间反而不知所措,反而无聊、空虚,根本不知道干什么。即便心里明白我应该去读一读书,即便心里明白我应该去锻炼,即便心里明白我应该做点有价值的事情,但是没有他人的安排,没有外界的压力,自己就不会去做。所以那一本你很想读的书不知不觉过了三年还没有翻开五页;所以办的健身卡过期了都还没去用过几次;所以我们用时间管理省下来的时间,还是空虚跟无聊,没有任何意义。

 

六、自律就是自我推动,而不是依赖外部推动

我们都很习惯做救火队员,每次都是书到用时方恨少,每次都是事到临头再抱佛脚,只要事情没逼到那个份上,就不会提前做好准备。

你身为一个专员,把自己的工作任务都已经完成了,把每一个遇到的问题都解决了,你还可以精进优化,把遇到的问题进行总结归纳,使得以后再遇到的问题能够更快更好的解决。如果已经精进优化做得非常完美了,你还可以去学习一个主管应该具备的工作方法技巧,甚至一个经理应该掌握的知识技能。你为未来准备的越多,为未来做的越多,以后的路就会越走越快,越走越顺。但是能这么做的人非常少,大家都是被事情推着走,很少有人是自己推着走。

所以我们最大的问题,不是在于不知道要怎么做,而是在于不想做,非要等到火烧眉毛才慌慌张张去做。没遇到挑战就不会去看书,当真的遇到问题要解决的时候再去看书已经来不及了。

只有成为时间的主人,能够安排自己、控制自己,把时间投入到应该做的事情上,Get right things done,时间管理才能有意义。

 

 

时间管理的本质就是Get right things done,把时间投入到对的事情上。

我们要树立时间成本的概念,明白时间本身没有价值,做的事情才有价值。

要找到主要事情的时间边际收益,分析自己的时间分布及其效用。

要自律自控自我推动而不是依赖外界推动。

只有想明白了这些,真心地理解、认同并实践这些理念,时间管理,甚至“时间”,对你才有意义。

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