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如何让你的表达条理清晰,令人信服

很多人表达时抓不到重点,比如在面试或者汇报时洋洋洒洒说了大半天,可是对方一脸懵逼,不知道你想说什么。这样的情况只会让对方觉得你思维混乱或者能力不足,多少人在这个方面吃了大亏。

那要如何表达,才能让别人能够迅速抓住重点,理解你的思想,从而觉得你思维严谨,表达清晰,有理有据呢?

简单来说,就是要先说结论,再说论点,最后做一个总结。

“先说结论再说论点”这种表达方式状如金字塔,所以叫做金字塔表达方式。

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开门见山,才能让看对方一眼明白你想要表达的是什么。如果先不说结论,呼呼啦啦讲一大堆分析过程,领导或听众过了一分钟就开始走神了,没有耐心去仔细分析你的观点。

金字塔表达要遵循四个基本原则:

  1. 先说总的中心思想。
  2. 每个论点也是先说概括。
  3. 每组论点都属于同一类。
  4. 每组论点按照逻辑顺序组织。常见的有:时间顺序(也可以是步骤,如:第一、第二、第三…)、结构顺序(如:北京、上海、厦门…)、重要性顺序(如:最重要、次重要…)。

 

 

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构建金字塔表达结构一般有两个方法:

一、自上而下法:

当心中有明确的思路时,适合用自上而下法:先抛结论,然后列出几点来支持自己的结论,再层层详细展开。

列举论点的时候,一定要从对方的角度出发,即换位思考,想想对方关注哪些问题。

以谈加薪为例,如果你想“申请加薪20%”,那么设想一下,当你跟老板要求加薪20%之后,他会关心哪些问题?应该有:为什么你要求加薪?加薪的方式是什么?从什么时候开始加薪?给你加薪后,其他员工怎么办?不给你加薪又会如何?这些疑问都需要你事前在心里准备好答案。

 

通过“5W2H法”,确保问题被全面覆盖。

What:是什么(做什么?目的是什么?)

Why:为什么(理由?原因?来由?)

Who:谁来做(谁负责?谁承担?谁实施?)

When:什么时候(完成时间?开始时间?)

Where:什么地方(在哪里?去哪里?)

How:怎么做(流程?方法?怎么做?)

How much:标准(完成量是多少?预算标准?质量要求?)

 

这些问题并不一定每次都会被问到,但通过分析,可以确保思考更加全面,不会遗漏问题。

在5W2H中,最常用的是“是什么”“为什么”“如何做”三个方面的核心问题,能解决大部分的结构搭建。

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以申请加薪为例,用自上而下的方式搭建框架如下:

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组织起来就是:

 

我申请加薪。

我这几年的业绩非常出色。首先,去年我完成了100万元销售额,占我们销售组的40%;其次,去年我还成功地开拓了新客户,使客户的数量增加了15%;最后,今年前三个季度我的业绩更为突出,完成了150万元销售额,在销售组中名列前茅。

我希望公司从今年下半年开始,给我加薪20%。

如果给我加薪的话,我将更加努力,使明年的销售额有望达到200万元以上,并且开拓更多的客户,把产品销售到东北市场。同时,我也会把经验传授给同事,使公司的盈利更多。

 

我们一定要注意针对不同的听者,选择恰当的论点。这是一种心智模式的转换,以往我们习惯告诉对方我想说什么,现在应关注对方关心什么。

 

二、自下而上法:

当自己思绪还比较混乱时,面对一堆复杂的素材或信息,需要加以整合、梳理,理出头绪,以便“提纲挈领”,在这样的情况下,需要我们采取自下而上搭建金字塔结构的方式,即:先罗列所有论点,然后归类,再概括每组的中心思想,最后提炼主题。成文时还是要采用自上而下的方法写出来,比较直截了当,易于理解。

 

自下而上搭建金字塔3个步骤:

1,收集信息 将能够收集到的信息全部罗列出来。

2,信息分类 按照归类分组的原则,确保同一组的信息属于同一个范畴。

3,概括总结 为每个分类概括出一个结论,即寻找每组信息资料的共性,将共性概括为结论。然后继续往上概括,直到金字塔的塔顶得出最终结论为止。

 

假如,有人向一位女士介绍男朋友,当被问起被推荐的小伙子怎样,介绍人说:“那个小伙子真不错,个头高,大学毕业,长相好,待人和气,潇洒活泼,能说会道,富有同情心,在外企工作,工资高……”

这样的介绍中信息虽不少,但十分混乱。如能将这些信息梳理成三类,将每类做出一个结论,最后概括出一个总结论,再向女士介绍,就会很精彩。

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以上两种方式一般可同时使用,通过自上而下、自下而上两方面的努力,完成一份直观、简明的表达结构。

 

表达内容要让人容易理解和接受,要求你的论点之间非常有逻辑。逻辑的训练难以一蹴而就,但一般来说用好两个表达技巧就能让人“觉得”你的表达很有逻辑

技巧一: 多用“1、2、3、4、”这样的表达方式,比如:我觉得小明不能胜任产品经理一职。第一,他不会做需求分析;第二,他不会做产品原型;第三,他不能与人良好的沟通。所以我不赞同让小明担任产品经理。

技巧二:用“因为…所以…”的表达方式,比如:因为小王在这个行业有十多年经验,所以小王的专业经验是足够的。

 

最后,在结束的时候总结一下,能够最大化让人记住和接受你的内容。

 

所以,要想让你的表达条理清晰,令人信服,就应该做到:

1、先抛结论,再说论点;

2、论点要从对方关心的问题出发;

3、如果头脑还不清晰,就先自下而上进行归纳分类;

4、论点之间要有逻辑,多用“1234”或者“因为-所以”的表达技巧。

 

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